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Ad oggi inviare e ricevere file e documenti sono ormai diventate operazioni molto semplici e veloci. Questa semplicità e velocità sono rese possibili grazie alla diffusione di tecnologie digitali sempre più evolute.   

L’importante però è che queste operazioni avvengano in totale sicurezza, perché spesso i documenti che ad esempio vengono scambiati tramite email sono di grande importanza e necessitano di essere protetti – pensiamo ad esempio ai dati sensibili al loro interno.

Ma talvolta è anche importante individuare e attestare il momento esatto dell’invio e quello di ricezione del messaggio stesso.

Ecco che allora ci viene in aiuto la PEC, ovvero la Posta Elettronica Certificata, uno strumento ormai entrato a far parte del nostro uso comune. 

Nonostante le sue funzioni e i suoi innumerevoli vantaggi, la PEC italiana costituisce oggi un servizio totalmente esclusivo nel panorama europeo.

In questo articolo scoprirai quindi tutto ciò che c’è da sapere sulla Posta Elettronica Certificata, dal suo significato a come attivarla. 

PEC: che cos è?

L’istituzione della Posta Elettronica Certificata risale a circa 12 anni fa. Ad oggi è obbligatoria per la Pubblica Amministrazione, per le aziende e per i professionisti, ma viene sempre più spesso utilizzata anche dai “normali” cittadini. 

La Posta Elettronica Certificata può essere definita come un sistema un sistema informatico che permette ai suoi utenti di poter inviare e ricevere email con validità giuridica. Per legge si possono equiparar a una raccomandata A/R – con l’attestazione dell’orario esatto di spedizione. Rispetto alla raccomandata con ricevuta di ritorno, l’efficacia della PEC è di gran lunga maggiore – grazie alle sue intrinseche caratteristiche.

Inoltre grazie ai protocolli di sicurezza che vengono utilizzati, la PEC garantisce la certezza del contenuto, non rendendo quindi possibile nessun tipo di modifica – sia del messaggio sia degli eventuali allegati. Si tratta di un aspetto molto utile, soprattutto nel caso di comunicazioni importanti con la Pubblica Amministrazione. 

Un’altra caratteristica fondamentale della PEC è che questa rilascia al mittente una ricevuta che attesta il compiuto invio del messaggio. Se inoltre si invia un messaggio ad un altro indirizzo PEC, si riceve anche una comunicazione che garantisce la sua consegna. 

Inoltre per ogni fase del trasferimento viene inserito anche un riferimento di ora e data inerenti i “movimenti” del messaggio. 

I messaggi PEC rappresentano quindi dei veri e propri documenti digitali con pieno valore legale. Per renderli una corrispondenza con rilevanza giuridica tali documenti dovranno essere conservati a norma di legge per 10 anni. 

Come funziona la PEC?

Vediamo adesso in concreto come funziona la PEC:

• il mittente della comunicazione prepara il messaggio con gli eventuali allegati, proprio come se scrivesse una semplice email; 
• gestore della casella PEC del destinatario del messaggio provvede ad “impacchettare” l’email preparata dal mittente; 
• il destinatario di tale comunicazione deve a sua volta appoggiarsi a un gestore di posta elettronica certificata; 
• gestore della casella PEC intestata al destinatario provvederà poi a raccogliere e rendere disponibile il messaggio al destinatario. 

Come abbiamo anticipato, il mittente e il destinatario possono essere privati, oppure possono essere imprese, associazioni, enti o pubbliche amministrazioni.

Una casella PEC può comunicare anche con una casella di posta elettronica ordinaria. Ciò che cambia è che una volta arrivato a destinazione, il messaggio non può generare alcuna ricevuta di accettazione al mittente – viene meno una parte importante del procedimento.

Ecco quando si usa la PEC 

Le aziende possono ad esempio eliminare del tutto la comunicazione cartacea con fornitori e clienti, inviando contratti e fatture secondo questa procedura – risparmiando anche notevoli costi legati alla stampa dei documenti. 

I privati possono invece inviare documenti alla Pubblica Amministrazione. 

In sintesi, con la PEC potrai:

• Inviare documenti a Enti Pubblici

• Mandare documenti per gare di appalto

• Inviare stipendi ai dipendenti 

• Convocare assemblee e giunte

• Disdire polizze e contratti di fornitura

• Inoltrare circolari e direttive ufficiali

Ricorda sempre che la PEC ha valore legale e consente l’opponibilità a terzi dell’avvenuta consegna.

Il valore legale rimane inalterato anche se i messaggi vengono inviati tra utenti che utilizzano differenti gestori PEC.

La sicurezza è il miglior vantaggio 

Oltre alla semplicità, la sicurezza è uno dei grandi vantaggi per chi utilizza la PEC. Questa si basa infatti su trasferimenti dati crittografati e su protocolli di sicurezza come:

• POP3s
• IMAPs
• SMTPs
• HTTPs

Questo ti permette di essere al sicuro dai malintenzionati. Considera inoltre che è un sistema più economico rispetto a fax o raccomandate. E’ poi molto più comodo anche da gestire, soprattutto per chi si trova spesso fuori ufficio – basta avere il cellulare dietro. 

Come attivare la PEC

La PEC può essere richiesta e attivata rivolgendosi unicamente ai gestori accreditati autorizzati dall’AgID – Agenzia per l’Italia digitale. E’ proprio questo ente ad occuparsi della vigilanza sui servizi digitali, oltre ad avere il compito di qualificare chi eroga questi servizi digitali.

Puoi visitare l’elenco dei gestori di PEC autorizzati qui. 

Una volta che avrai attivato la PEC, la casella può essere configurata semplicemente utilizzando i più diffusi client di posta elettronica.

Ecco i migliori gestori

Ad oggi sono diversi i gestori autorizzati a rilasciare la PEC.

Ecco però quali secondo noi sono al momento i migliori sul mercato: 

• PosteItaliane: un servizio piuttosto economico e ideato per gli utenti privati. Sono però previsti anche piani business per i professionisti e per le aziende; 
• PEC.it: Aruba – nota per i suoi servizi di hosting – offre anche la possibilità di aprire un account PEC attraverso questo servizio. Presenta dei piani abbastanza economici;
• LiberoMailPEC: permette di aprire una casella PEC sottoscrivendo uno dei piani MailPEC disponibili;
• Virgilio PEC: piani un po’ più costosi, ma ugualmente sicuri ed affidabili.

Chi è obbligato ad avere la Posta Elettronica Certificata

Data la sua natura e la sua funzione, ci sono specifici soggetti che vengono obbligati dalla legge a possedere la PEC. 

Ecco quali sono:

• Liberi professionisti: da fine 2009 tutti quei professionisti che sono iscritti a un albo devono dotarsi di PEC;
• Privati: sia aziende sia partite IVA;.
• Settore pubblico: è obbligatoria in tutte le pubbliche amministrazioni.

Se hai dubbi o vuoi semplicemente approfondire il tema, non esitare a contattarci alla nostra mail: info@webhosting24.com